A vállalat életében számos helyzet adódik – például ügyvezetőváltás, székhelymódosítás, NAV-ellenőrzés vagy jogvita –, amikor hirtelen kiderül, hogy nélkülözhetetlen lenne egy-egy régi irat, de az már nincs meg, vagy nem tudják, hol van.
Sokszor hallani a kérdést:
- „Hol vannak a cégiratok, amelyeket az ügyvéd adott át?”
- „Hol vannak a régi szerződések, számlák, könyvelési bizonylatok?”
- „Ki őrzi a munkavállalók papírjait?”
Miközben a digitalizáció egyre inkább háttérbe szorítja a papíralapú bizonylatokat, a cégek továbbra is jelentős mennyiségű iratot kénytelenek kezelni és hosszú ideig őrizni, akár papíron, akár elektronikusan.
A következőkben részletesen áttekintjük:
- milyen típusú iratokat kell egy vállalkozásnak megőriznie,
- meddig kell őrizni azokat,
- ki a felelős az iratokért,
- és milyen szankciók, problémák merülhetnek fel, ha ezek hiányoznak.
1. A cégeljárás során keletkezett iratok sorsa
A cégeljárásban kötelező a jogi képviselő (általában ügyvéd) közreműködése, akinek feladata, hogy a cégbírósághoz elektronikus formában nyújtsa be a bejegyzési kérelmet és a kapcsolódó iratokat (Ctv. 37. § (3)).
Bár technikailag lehetőség van elektronikus iratok készítésére is, a valóságban a legtöbb cégirat továbbra is papír alapon születik, amelyeket az ügyvéd alakít át hiteles elektronikus másolattá.
Az eredeti papír alapú dokumentumokat a jogi képviselőnek 10 évig meg kell őriznie, és a cégbíróság felhívására 8 napon belül köteles bemutatni (Ctv. 37. § (2)).
Miért fontos, hogy a cég is rendelkezzen ezekkel az iratokkal?
- A Polgári Törvénykönyv (Ptk.) 3:23. § szerint az ügyvezető köteles a tagok számára iratbetekintést és felvilágosítást biztosítani, amelyhez az iratok tényleges birtoklása szükséges.
- Ha vita alakul ki az ügyvéddel (pl. hibás adatbejegyzés, eltérő szerződéses tartalom), az eredeti iratok nélkül a cég nem tudja igazolni saját álláspontját.
- A korlátolt felelősségű társaságoknál (kft.) kötelező a taggyűlési jegyzőkönyvek és a határozatok könyvének vezetése (Ptk. 3:193. §, 3:194. §), ezekről pedig a tagok kérhetnek hiteles másolatot.
Javaslat: A cég ügyvezetése minden, a cégeljárás során keletkezett eredeti iratot kérjen el és őrizzen meg. Amennyiben ezek hiányoznak, kérjen az ügyvédtől hiteles másolatot.
2. A gazdasági társaságok általános iratmegőrzési kötelezettségei
Mit tekintünk iratnak?
Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) értelmében az „irat” fogalma igen széles:
„Jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, könyvek, szerződések, levelezések, jegyzőkönyvek, számlák, igazolások, köz- és magánokiratok, megformálásuktól függetlenül.” (Art. 2017. évi CL. törvény)
Meddig kell megőrizni a céges iratokat?
Adózási iratok (Art. 78. §, 202. §):
- Alapvetően 5 évig, az adó megállapításához való jog elévüléséig.
- Kivétel: kettős adóztatási egyezmény esetén 10 év.
- Nyugdíjhoz kapcsolódó munkaügyi iratok: a biztosított nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig, amely akár 30 év is lehet (Tny tv. 99/A. §).
Számviteli iratok (2000. évi C. törvény):
- 8 évig kell megőrizni: beszámoló, üzleti jelentés, főkönyvi kivonat, naplófőkönyv, leltár, értékelés, analitikus nyilvántartások.
Áfa törvény szerinti iratok (Áfa tv. 179. §):
- 5 évig, az adómegállapítás jogának elévüléséig.
Fontos! Az iratok elvesztése nemcsak a megőrzési kötelezettség megszegését jelenti, hanem adólevonási jog elvesztéséhez is vezethet.
3. Iratkezelés módja – papír vagy elektronikus formában?
- Papíralapú iratokról készíthető elektronikus másolat, de csak akkor, ha a másolat hiteles, azaz:
- biztosítja az adatok késedelem nélküli előállítását,
- folyamatosan olvasható,
- kizárja az utólagos módosítást.
- Elektronikus bizonylatokat kizárólag elektronikus formában kell megőrizni, hasonló feltételekkel.
- Az iratokat az adóhatósághoz bejelentett helyen kell tárolni, és 3 munkanapon belül be kell tudni mutatni a NAV felhívására.
4. Különleges esetek, hosszabb megőrzési kötelezettségek
Bizonyos vállalkozásokra további előírások vonatkoznak:
- Megváltozott munkaképességű személyek foglalkoztatása.
- Közbeszerzésekben való részvétel.
- De minimis támogatások igénybevétele.
- Pénzmosás elleni törvény (2017. évi LIII. tv.) hatálya alá tartozó szolgáltatók.
Ilyen esetekben a leghosszabb jogszabályi határidőt szükséges figyelembe venni.
