A vállalkozások mindennapi működésében egyre nagyobb szerepet kap a gyors, papírmentes és távolról is intézhető adminisztráció. Ebbe az irányba mutat az a friss kamarai együttműködés is, amelynek keretében a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara stratégiai megállapodást kötött a FlintSign.hu minősített elektronikus aláírás-szolgáltatóval.
A kezdeményezés célja, hogy a cégek és egyéni vállalkozók kedvezőbb feltételek mellett férhessenek hozzá olyan elektronikus aláírási megoldásokhoz, amelyek a szerződéskötést, a hivatalos dokumentumok kezelését és az üzleti ügyintézést is gyorsíthatják.
A digitális aláírás már nem csak nagyvállalati eszköz
Sok vállalkozásnál az elektronikus aláírásról még mindig az a kép él, hogy bonyolult, drága és főként nagyobb cégeknek való megoldás. A gyakorlat azonban gyorsan változik. Egyre több olyan helyzet van, amikor egy kisebb vállalkozásnak is előnyt jelent, ha nem kell nyomtatni, aláírni, szkennelni, postázni vagy személyes találkozót szervezni egy dokumentum miatt.
A minősített elektronikus aláírás különösen fontos lehet olyan dokumentumoknál, ahol a feleknek hitelesen, később is bizonyítható módon kell aláírniuk. Ilyen lehet például egy szerződés, egy nyilatkozat, egy meghatalmazás, egy cégügyi irat vagy egy üzleti megállapodás.
A digitális aláírás nem egyszerű kényelmi funkció. Egy jól működő vállalkozásban időt, adminisztrációt és sok felesleges kört takaríthat meg.
A papírmentes ügyintézés közvetlen üzleti előnyt jelenthet
A vállalkozásoknál az adminisztráció gyakran nem látványos költség, mégis rengeteg időt visz el. Egy dokumentum előkészítése, kinyomtatása, aláíratása, visszaküldése és archiválása sokszor többszörös köröket jelent.
Ha az aláírás elektronikusan, biztonságos rendszerben történik, a folyamat lerövidülhet. A szerződés gyorsabban létrejöhet, az ügyfél hamarabb visszaküldheti a dokumentumot, a vállalkozás pedig kevesebb időt tölt iratkezeléssel.
Ez különösen azoknál a cégeknél lehet hasznos, amelyek sok ügyféllel, beszállítóval, bérlővel, megbízóval vagy partnerrel dolgoznak. Egy székhelyszolgáltató, könyvelőiroda, tanácsadó cég, ingatlanközvetítő, webáruház vagy szolgáltató vállalkozás mindennapjaiban sok olyan dokumentum keletkezik, ahol a gyors aláírás tényleges működési előny.
A minősített elektronikus aláírás magasabb bizalmi szintet képvisel
Az elektronikus aláírások között többféle megoldás létezik, de a minősített elektronikus aláírás a legmagasabb bizalmi kategóriába tartozik. Lényege, hogy az aláíró személye hitelesen azonosítható, az aláírt dokumentum sértetlensége ellenőrizhető, és az aláírás jogi szempontból erős bizonyító erővel bírhat.
Ez azért fontos, mert a vállalkozásoknak nem csupán az számít, hogy egy dokumentum gyorsan elkészüljön. Legalább ennyire lényeges, hogy később is igazolható legyen, ki, mikor és milyen tartalommal írta alá.
A digitális dokumentumkezelés akkor működik igazán jól, ha nem csupán kényelmes, hanem jogilag is megbízható. A minősített elektronikus aláírás ebben adhat erősebb hátteret.
A kamarai együttműködés a kkv-k digitális átállását is segítheti
A Magyar Kereskedelmi és Iparkamara az elmúlt években több olyan programban is szerepet vállalt, amely a mikro-, kis- és középvállalkozások digitális fejlesztését célozta. Az elektronikus aláírási együttműködés ebbe a folyamatba illeszkedik.
A kkv-k jelentős részénél a digitális átállás nem egy nagy informatikai beruházással kezdődik, hanem néhány mindennapi folyamat egyszerűsítésével. Ilyen lehet az online számlázás, a digitális irattár, az elektronikus szerződéskötés vagy az e-aláírás bevezetése.
Ezek önmagukban kisebb lépéseknek tűnhetnek, de együtt már jelentősen átalakíthatják a vállalkozás működését. Kevesebb papír, kevesebb postázás, gyorsabb ügyfélkezelés és átláthatóbb dokumentumfolyamat jöhet létre.
A szerződéskötés gyorsítása sok vállalkozásnál kulcskérdés
Az üzleti életben gyakran nem az a legnagyobb probléma, hogy a felek nem tudnak megállapodni, hanem az, hogy a papírok lassan mozognak. Egy szerződés napokig vagy akár hetekig várhat aláírásra, különösen akkor, ha több fél, távoli partner vagy elfoglalt cégvezető érintett.
Az elektronikus aláírás ebben hozhat látványos változást. A dokumentum online kiküldhető, az aláírás távolról elvégezhető, a visszaérkezett irat pedig azonnal archiválható. Ez nemcsak kényelmesebb, hanem üzletileg is hasznosabb lehet, mert gyorsabbá teszi a bevételszerző folyamatokat.
Egy szolgáltató cég például hamarabb köthet szerződést az új ügyféllel. Egy beszállító gyorsabban véglegesítheti a megállapodást. Egy vállalkozásvezető pedig kevesebb időt veszít azzal, hogy dokumentumokat nyomtat, aláír, beszkennel vagy futárral küldözget.
A vállalkozásoknak érdemes felülvizsgálniuk az iratkezelési folyamataikat
Az elektronikus aláírás bevezetése előtt célszerű átnézni, milyen dokumentumok keletkeznek rendszeresen a vállalkozásnál. Nem minden iratnál szükséges ugyanaz a biztonsági szint, és nem minden folyamat igényel azonnal teljes digitális átállást.
Érdemes külön kezelni a szerződéseket, a megrendeléseket, a meghatalmazásokat, a belső nyilatkozatokat, az ügyfél-dokumentumokat és a hivatalos beadványokat. A vállalkozás így pontosabban láthatja, hol hozna valódi előnyt az elektronikus aláírás.
A bevezetésnél nemcsak a technikai megoldás számít, hanem az is, hogy a munkatársak tudják-e, mikor melyik aláírási módot kell használni, hol tárolják az aláírt dokumentumot, és hogyan ellenőrizhető később annak érvényessége.
A jogi dokumentumokat is hozzá kell igazítani a digitális működéshez
Ha egy vállalkozás rendszeresen elektronikus aláírást használ, érdemes a szerződésmintákat, ÁSZF-eket, belső szabályzatokat és ügyfél-tájékoztatókat is felülvizsgálni. A dokumentumoknak célszerű egyértelműen kezelniük, hogy a felek elfogadják az elektronikus aláírással történő szerződéskötést.
Ez különösen fontos lehet olyan szolgáltatásoknál, ahol az ügyfélkapcsolat jelentős része online történik. Ha a folyamat már digitális, akkor a jogi szövegeknek is követniük kell ezt a működést.
A vállalkozásoknak tehát nem elég csak egy aláírási szolgáltatást választaniuk. A teljes dokumentumkezelési rendszernek összehangoltan kell működnie.
A távoli ügyintézés erősítheti az ügyfélélményt
Az ügyfelek egyre kevésbé szeretik a felesleges személyes köröket. Ha egy szolgáltatás megrendeléséhez vagy módosításához csak azért kell bemenni egy irodába, mert alá kell írni egy dokumentumot, az ma már sok esetben kényelmetlennek hat.
Az elektronikus aláírás lehetővé teszi, hogy a vállalkozás gyorsabb és modernebb ügyfélutat kínáljon. Az ügyfél otthonról, munkahelyről vagy akár mobilról intézheti az aláírást, a vállalkozás pedig hamarabb lezárhatja az ügyet.
Ez nemcsak kényelmi kérdés. Egy gyorsabb ügyintézési folyamat versenyelőnyt is jelenthet, különösen olyan piacon, ahol az ügyfelek több szolgáltató közül választhatnak.
A kedvezmény önmagában kevés, de jó belépési pont lehet
A kamarai kedvezményes lehetőség önmagában még nem oldja meg a vállalkozások adminisztrációs problémáit. Ahhoz, hogy az elektronikus aláírás valóban hasznos legyen, át kell gondolni a folyamatokat, a dokumentumokat és a belső felelősségi köröket.
Ugyanakkor egy kedvezőbb hozzáférés jó alkalom lehet arra, hogy a cégek kipróbálják vagy bevezessék a digitális aláírást. Sok vállalkozásnál éppen az első lépés a legnehezebb: eldönteni, hogy melyik folyamatnál kezdjék el a papírmentesítést.
A legjobb kiindulópont általában az a dokumentumtípus, amely gyakran ismétlődik, sok időt vesz el, és ahol az aláírási folyamat lassítja az ügyintézést.
A digitális aláírás a vállalkozások napi működésének része lehet
A minősített elektronikus aláírás terjedése azt jelzi, hogy a vállalkozói ügyintézés egyre inkább digitális irányba halad. A papíralapú dokumentumkezelés sok helyen még nem tűnik el egyik napról a másikra, de egyre több folyamatnál váltható ki hatékonyabb megoldással.
A vállalkozások számára a kérdés már nem az, hogy lesz-e szerepe az elektronikus aláírásnak, hanem az, hogy mikor és hogyan érdemes beépíteni a mindennapi működésbe.
Aki időben kezdi el a digitális dokumentumkezelés kialakítását, gyorsabb, átláthatóbb és ügyfélbarátabb működést építhet. Ez pedig hosszabb távon nemcsak adminisztratív könnyebbséget, hanem valódi üzleti előnyt is jelenthet.
