A Nemzeti Adó- és Vámhivatal az utóbbi időszakban egyre nagyobb hangsúlyt helyez az online számlaadat-szolgáltatás pontosságára és teljességére. A tapasztalatok szerint sok kis- és középvállalkozás még mindig nem használja megfelelően a rendelkezésére álló digitális eszközöket, vagy manuális, nehezebben ellenőrizhető megoldásokra támaszkodik.
Az adóhatóság célja, hogy valós idejű képet kapjon a gazdasági folyamatokról, ezért az online számlaadat-rendszerre úgy tekint, mint az egyik legfontosabb ellenőrzési eszközre. A következő hónapokban a vállalkozásoknak az eddigieknél is inkább számolniuk kell azzal, hogy az adatszolgáltatás hibái vagy hiányosságai célzott vizsgálatokat indíthatnak el.
Hol csúsznak el a KKV-k az online számláknál?
A kisebb cégek körében gyakran visszatérő problémák:
-
a számlázóprogram és a könyvelés nincs megfelelően összekötve,
-
az online számlaadat-szolgáltatás technikai hibái miatt egyes tételek nem vagy késve érkeznek meg,
-
előfordul, hogy a vállalkozás több rendszert párhuzamosan használ, amelyeket nehéz egymással egyeztetni,
-
a tulajdonos nem lát rá pontosan, milyen adat megy be a NAV rendszerébe, és mi marad ki.
Ezek a hibák sokáig „észrevétlenül” maradhattak, de a digitális ellenőrzési eszközök fejlődésével a NAV gyorsabban és precízebben tudja szűrni az eltéréseket.
Miért ennyire fontos az adatszolgáltatás minősége?
Az online számlaadat-rendszerből a NAV olyan elemzéseket tud készíteni, amelyek:
-
kiszűrik az aránytalanul alacsony árrést,
-
jelzik a furcsa partnerváltásokat vagy szokatlan tranzakciós mintákat,
-
összehasonlítják a cégek forgalmát és áfakezelését az adott ágazat átlagával.
Ha egy vállalkozás pontatlanul vagy következetlenül szolgáltat adatot, az könnyen vezethet:
-
adókockázati besorolás romlásához,
-
célzott online ellenőrzéshez,
-
szükség esetén helyszíni vizsgálathoz is.
Mit tehet egy KKV, hogy ne legyen célpont?
A gyakorlatban három területen tud gyorsan javítani egy vállalkozás:
-
Számlázóprogram és könyvelés összekötése
Érdemes olyan számlázómegoldást használni, amely:-
automatikusan küldi az adatokat a NAV-nak,
-
képes riasztani hiba esetén,
-
a könyvelés felé is átadja az adatokat, minimalizálva a kézi rögzítést.
-
-
Belső kontrollok bevezetése
Célszerű:-
rendszeresen egyeztetni a számlaforgalmat a NAV felé lejelentett adatokkal,
-
időszakosan átnézni, hogy minden kiállított számla valóban bekerült-e az online rendszerbe,
-
dokumentálni, ki és hogyan kezeli a számlázást a vállalkozásnál.
-
-
Folyamatos kapcsolattartás a könyvelővel
A könyvelő nem csak rögzíti az adatokat, hanem jelezheti is, ha:-
hiányzik bizonyos számlaforgalom,
-
ellentmondás van a számlázóprogram és a könyvelés adatai között,
-
szokatlan forgalmi minta jelenik meg.
-
A vállalkozásoknak érdemes közösen kialakított folyamatot működtetniük a könyvelővel az online adatszolgáltatás ellenőrzésére.
Nem csak „NAV-veszély”, hanem üzleti érdek is
A rendezett online számlaadat-szolgáltatás nem kizárólag adóhatósági megfelelés kérdése. A pontos adatokra épített rendszer:
-
jobb döntéstámogatást ad a cégvezetésnek (valós forgalmi adatok, árrések),
-
megkönnyíti a banki finanszírozás igénylését (átlátható bevételi struktúra),
-
segít felkészülni egy esetleges adóellenőrzésre vagy támogatási auditra.
A következő időszakban azok a KKV-k kerülnek előnybe, akik nem csak „kibekkeleni” szeretnék a szigorodó digitális kontrollt, hanem tudatosan építenek a rendezett adataikra – üzleti és pénzügyi döntéseik alapjaként.
