1. A székhely, mint kötelező cégadat
A Polgári Törvénykönyv (Ptk.) 3:7. §-a röviden és lényegre törően határozza meg a jogi személy székhelyének fogalmát, eszerint: „a jogi személy székhelye a jogi személy bejegyzett irodája, ahol a jogi személynek biztosítania kell a részére címzett jognyilatkozatok fogadását és a jogi személy jogszabályban meghatározott iratainak elérhetőségét”. Ezzel összhangban, a cégnyilvántartásról szóló törvény (Ctv.) 7. § (1) bekezdése további részleteket tartalmaz a székhellyel szemben támasztott követelményekről.
Bármilyen cégformáról is legyen szó, a székhely megléte elengedhetetlen követelmény. A székhely adatait – beleértve az irányítószámot, a helység nevét, az utcát, a házszámot (valamint emeletet, ajtót) vagy ezek hiányában a helyrajzi számot – a cégjegyzékben rögzíteni kell, a 31. § (1) bekezdésének előírásai alapján.
Egy magyar cég esetében a székhely vagy az annak minősülő elérhetőség kizárólag Magyarország területén helyezkedhet el, mivel enélkül a cég nem jegyezhető be a magyar cégjegyzékbe. Külföldi vállalkozások magyarországi fióktelepeit, közvetlen kereskedelmi képviseleteit, illetve európai gazdasági egyesülések telephelyeit a cégjegyzék önálló egységként tartja nyilván, még akkor is, ha ezek nem önálló jogi személyek, hanem a külföldi cég magyarországi szervezeti egységei. Ennek megfelelően ezek magyarországi főelérhetőségét székhelyként kell kezelni, nem pedig az anyavállalat külföldi székhelyét.
2. A székhely és a központi ügyintézés helye
A székhely fogalma nem feltétlenül azonos a központi ügyintézés helyével. A cég saját döntésén múlik, hogy a székhely egyben a központi ügyintézés helye-e, vagy attól elkülönül. Ha a két helyszín különbözik, mindkettőt fel kell tüntetni a létesítő okiratban, és be kell jegyezni a cégjegyzékbe, ahogy azt a Ptk. 3:96. § (1) bekezdése előírja.
A székhely, mint bejegyzett iroda, többek között a cég postai küldeményeinek átvételéért és a fontos dokumentumok elérhetőségéért felel. Amennyiben ez nem biztosított, például a székhelyként bejegyzett helyszínen a postai küldemények átvétele akadályba ütközik, az jogszabálysértő állapotot eredményez, és törvényességi felügyeleti eljárást vonhat maga után.
Egy ingatlan akkor minősül megfelelő székhelynek, ha ott a cég iratai őrizhetők, és a törvény által előírt kötelezettségek teljesítése akadálymentesen biztosított. Azon ingatlanok, amelyek nem felelnek meg ezeknek a követelményeknek – például ahol nincs felépítmény vagy csak ideiglenes jelölés található –, nem alkalmasak székhelyként funkcionálni. A Kúria álláspontja szerint a székhelyen folyamatosan biztosítani kell a működés feltételeit és a postai küldemények átvételét.
3. Székhely áthelyezése
A cég működése során lehetősége van székhelyét másik magyarországi címre áthelyezni. Ez azonban a létesítő okirat módosításával jár együtt, amelyet a gazdasági társaságok esetében – ha a társasági szerződés másként nem rendelkezik – egyszerű szótöbbséggel lehet elfogadni a Ptk. 3:102. § (2) bekezdése szerint. Ha a székhely áthelyezése másik bíróság illetékességi területét is érinti, a Ctv. külön előírásokat tartalmaz az eljárás lebonyolítására vonatkozóan.
Fontos, hogy egy magyar cég nem helyezheti át székhelyét egy másik országba úgy, hogy továbbra is a magyar jog alá tartozzon. Az Európai Bíróság több döntése is kimondta, hogy ez a korlátozás nem ellentétes az uniós joggal, azonban az átalakulásnak szigorú feltételei vannak.
4. Telephely és fióktelep
A telephely és a fióktelep a cég működésének tartós helyszínei, de eltérnek a székhely fogalmától. A telephely olyan üzleti vagy üzemi hely, amely a székhellyel azonos településen található, de attól különbözik, míg a fióktelep más településen, akár külföldön is működhet. Ezek bejegyzése a cégjegyzékbe kötelező, és szerepeltetni kell őket a létesítő okiratban is.
A telephely és fióktelep használatát igazolni kell, például bérleti szerződéssel vagy más dokumentummal. Ezek a helyek hasonló adminisztratív elvárásoknak kell, hogy megfeleljenek, mint a székhely.
5. Székhelyszolgáltatás speciális szabályai
A székhelyszolgáltatás speciális feltételekhez kötött. Székhelyszolgáltatást csak olyan ingatlanon lehet nyújtani, amelyet a szolgáltató kizárólagos tulajdonában tart vagy ahol használati joga be van jegyezve az ingatlan-nyilvántartásba. A szolgáltatónak biztosítania kell a postai küldemények átvételét, a cégtábla kihelyezését és a cég iratainak elkülönített tárolását.
6. Ellenőrzés és jogszerűség
A székhely, telephely, vagy fióktelep használatának jogszerűségét mind a bejegyzési, mind a törvényességi felügyeleti eljárások során vizsgálják. Az igazoláshoz elegendő egy teljes bizonyító erejű magánokirat, például bérleti szerződés.
